GDPR

NOTA DE INFORMARE

ASUPRA PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. CINE SUNTEM NOI?

POINTER SYSTEMS SRL (denumită în continuare „Societatea”), cu sediul social în str. Poterași nr. 10, etaj 3, sector 4, București, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/20212/200/, CUI RO23981740, având datele de contact precizate mai jos, prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (Regulamentul) și a celorlalte prevederi legale aplicabile în materia prelucrării datelor cu caracter personal.

Această notă de informare descrie de ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal și oferă informații privind drepturile dumneavoastră atunci când Societatea acționează ca Operator de date cu caracter personal.

2. CUM NE PUTEȚI CONTACTA?

Ne puteți contacta la:

Email: dpo@pointer-systems.eu

Adresa: str. Poterași nr. 10, etaj 3, sector 4, București

3. DATE ORI CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE DE SOCIETATE

Politica noastră este de a colecta datele personale necesare în scopurile determinate de activitățile Societății și solicităm clienților și partenerilor noștri să ne comunice acele date cu caracter personal necesare în aceste scopuri. Datorită diversității serviciilor și/sau produselor pe care le oferim, descrise pe www.pointer-systems.ro este posibil să prelucrăm mai multe categorii de date personale, acestea variind în funcție de tipul de produs / serviciu / activitate / scop al prelucrării.

Principalele date / categorii de date prelucrate de Societate pot fi, după caz și în funcție de scopurile asociate prelucrării, date precum:

1. Dacă vizitați site-ul nostru ori paginile noastre pe rețelele de socializare:

• date obținute în urma accesării site-ului Societății (cum ar fi identificatorul online al persoanelor care accesează una sau mai multe dintre paginile Societății, identificator prelucrat în scopurile amintite în Politica de cookies,
• Date personale precum identificatorul online al clienților noștri, username, date de geolocalizare, vârsta, sex, etc. se pot prelucra aferent accesării Site-ului și navigării în site, POINTER SYSTEMS putând structura datele pe diverse categorii și criterii de interes, conform Politicii de cookies (pentru mai multe informații accesați _______)
• potențiale date primite de la/colectate prin intermediul platformelor de rețele sociale

1. Dacă sunteți interesat de serviciile noastre, respectiv în etapa precontractuală:

• Nume, prenume
• Date de contact (număr de telefon, adresă de email și, după caz, adresa imobilului pentru care se solicită serviciile și adresa de domiciliu a viitorului contractant)
• Date necesare pentru înaintarea unei oferte (precum date în legătură cu bunul pentru care se contractează serviciile, etc.)

1. Dacă sunteți clientul nostru, respectiv ați încheiat un contract cu noi:

• Nume, prenume,
• Date de contact (email, nr. de telefon, și, după caz, adresa imobilului pentru care se solicită serviciile)
• Orice alte date înscrise pe prima pagină a contractului

1. În cazul în care s-a produs evenimentul pentru care ați achiziționat serviciile noastre:

• Date privind imobilul ori bunul cu privire la care este necesară intervenția
• Voce, pentru apelurile în call center;
• alte date pe care le furnizați voluntar prin intermediul email, call center, etc

1. daca sunteți reprezentant al unuia dintre partenerii, clienții, furnizorii noștri, persoane juridice:

• nume, prenume
• date de contact (adresă/e de email, numere de telefon, etc.)
• funcția

4. SURSA DIN CARE PROVIN DATELE CU CARACTER PERSONAL ȘI, DACĂ ESTE CAZUL, DACĂ ACESTEA PROVIN DIN SURSE DISPONIBILE PUBLIC

În general, colectăm datele personale direct de la dumneavoastră. Putem prelucra date cu caracter personal colectate și din alte surse precum cum ar fi partenerii cu care noi colaborăm, diverși prestatori de servicii în executarea contractului, rețele de socializare, etc.

5. CE TIPURI DE PRELUCRĂRI DE DATE EFECTUEAZĂ SOCIETATEA NOASTRĂ?

Societatea noastră prelucrează date cu caracter personal în scopurile enunțate în prezenta notă de informare, iar pentru fiecare scop pot fi utilizate una sau mai multe operațiuni de prelucrare a datelor cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

6. SCOPURILE ÎN CARE SUNT PRELUCRATE DATELE CU CARACTER PERSONAL

Societatea prelucrează date cu caracter personal în multiple scopuri, iar modalitățile de colectare, baza legală de prelucrare, utilizarea, dezvăluirea, perioadele de păstrare etc. pot fi diferite, în funcție de fiecare scop.

Putem folosi datele personale pentru unul sau mai multe dintre scopurile descrise în această notă de informare. În cazul în care Societatea va prelucra ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cele asupra cărora ați fost deja informat și care nu este compatibil cu scopurile pentru care datele au fost colectate inițial / care v-au fost aduse la cunoștință, Societatea va furniza informații privind scopul secundar respectiv și orice informații suplimentare relevante.

Utilizăm datele personale în principal în următoarele scopuri:

• Desfășurarea obiectului de activitate al Societății, respectiv prestarea de servicii de asistență tehnică de urgență, precum și furnizarea de produse și prestarea de servicii aflate în legătură în special cu activitatea principală a Societății, cât și raportat la alte activități conexe. Oferim o gamă variată de servicii și produse pe care le puteți găsi aici: pointer-systems.ro
• Gestionarea relațiilor noastre cu clienții, furnizorii, profesioniștii din diverse domenii de activitate etc, îmbunătățirea activității și serviciilor Societății raportat la clienții și partenerii noștri, corespondență, oferte, negocieri, gestionare contracte.
• Prelucrăm datele cu caracter personal în scopul îndeplinirii obligațiilor contractuale și angajamentelor asumate față de dumneavoastră, gestionării solicitărilor precum și sesizărilor/reclamațiilor în legătură cu serviciile noastre, pentru a putea rezolva eventualele aspecte sesizate, respectiv a putea îmbunătăți produsele și/sau serviciile noastre.
• Gestionarea riscurilor de securitate aflate în legătură cu activitatea noastră, sens în care luăm măsuri de securitate pentru a proteja datele personale, măsuri care implică detectarea, investigarea și soluționarea amenințărilor de securitate. Datele personale pot fi prelucrate ca parte a monitorizării securității la nivelul aplicațiilor informatice pe care le utilizăm.
• Oferim clienților noștri informații despre noi, inclusiv în legătură cu servicii ori produse de tipul celor contractate de clienții noștri sau pentru care aceștia și-au manifestat interesul de a le achiziționa, activități de marketing și publicitate dacă și-au dat acordul în acest sens.
• În cazul vizitării site-urilor noastre sau paginilor noastre de pe rețele sociale, este posibil să prelucrăm unele informații despre identificatorul online al vizitatorului în scopurile amintite în Politica de cookies (pentru mai multe informații accesați _______) sau alte date personale potențial primite/colectate prin intermediul acestor platforme și/sau provenite din rețele sociale sau alte surse publice digitale.
• Respectarea unor cerințe legale și/sau de reglementare, cum ar fi cele de natură fiscală sau a celor solicitate prin acte normative speciale care reglementează obiectul nostru de activitate ori, după caz, de arhivare.
• Gestiune economică-financiară-administrativă.
• Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
• Statistici interne, efectuarea de cercetări de piață și sondaje de opinie anonime

7. TEMEIURILE JURIDICE ȘI CONDIȚIILE DE LEGALITATE PE CARE SE BAZEAZĂ PRELUCRĂRILE DE DATE

Temeiurile juridice ale prelucrării au în vedere dispozițiile Regulamentului și actele normative privind prelucrarea datelor cu caracter personal adoptate la nivelul României, prevederile legislației aplicabile în domeniul de activitate al Societății, Codul civil, Codul Fiscal și legislația conexă din domeniul fiscal.

Prelucrarea se întemeiază pe cel puțin una dintre următoarele condiții de legalitate a prelucrării:

• prelucrarea poate fi necesară în vederea încheierii unui raport juridic / contract și/sau pentru executarea acestuia;
• prelucrarea poate fi necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine Societății (de ex. cele referitoare la gestionarea documentelor justificative din punct de vedere fiscal);
• prelucrarea poate fi necesară pentru operațiunile de arhivare;
• prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate sau de o parte terță, respectiv:
  • pentru administrarea activității noastre derulate prin intermediul site-ului pointer-systems.ro, prestarea de servicii aflate în legătură în special cu activitatea principală a Societății, respectiv prestarea de servicii de asistență tehnică de urgență, cât și raportat la alte activități conexe,
  • pentru gestionarea relațiilor noastre cu potențialii clienți și clienții ori partenerii noștri, inclusiv, dar fără a ne limita la promovarea de servicii și/sau produse ale noastre, activități asociate,
  • pentru gestionarea riscurilor aflate în legătură cu activitatea noastră
  • gestionarea sesizărilor/reclamațiilor în legătură cu serviciile noastre, pentru a putea rezolva eventualele aspecte sesizate, respectiv a putea îmbunătăți produsele și/sau serviciile noastre, constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță
• prelucrarea se poate baza pe consimțământul dumneavoastră, doar dacă ne aflăm în una dintre ipotezele expres prevăzute de Regulament în acest sens sau în cazul comunicărilor comerciale generate de societatea noastră, după caz.

8. CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL ?

Păstrăm datele personale prelucrate de noi doar atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate (inclusiv conform legii sau reglementărilor aplicabile), cum ar fi:

• Pe durata derulării contractului / raportului juridic pentru datele cu caracter personal necesare în executarea acestuia, inclusiv date cu caracter personal cu care Societatea poate intra în contact în desfășurarea raportului juridic;
• Pe durata prevăzută de lege în situațiile în care există acte normative aplicabile în acest sens (de ex. în cazul registrelor de contabilitate obligatorii și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară, cum ar fi facturile emise de către Societatea noastră)
• Pe durata gestionării relației cu potențialii clienți/clienții, respectiv până la exercitarea dreptului de opoziție (opt-out), pentru datele utilizate în scopul transmiterii de comunicări comerciale privind serviciile și/sau produsele noastre,
• Până la retragerea consimțământului pentru prelucrările de date personale întemeiate exclusiv pe consimțământ
• Pe perioada de arhivare în interes public menționată de lege sau în politicile aplicabile ale Societății, după caz, pentru datele conținute în documentele pentru care legea sau Societatea au prevăzut arhivarea

În orice alte ipoteze ori în absența unor cerințe legale, reglementare sau contractuale specifice, perioada noastră de referință pentru păstrarea datelor personale este de minim 3 ani de la data încetării relațiilor / ultimul contact dintre Societate și persoana vizata, respectiv în cazul în cazul documentelor fiscale asociate contractului 5 ani începând cu anul următor celui în care a încetat contractul cu dumneavoastră.

Oricare date pot fi păstrate de Societate, prin excepție de la prevederile anterioare, dacă este cazul, până la expirarea termenului de prescripție, în ceea ce privește situațiile în care Societatea ar avea un interes legitim să păstreze anumite date cu caracter personal în legătură cu un potențial litigiu ce ar putea să apară între părți, de exemplu în contextul posibilei angajări a răspunderii juridice a Societății ori a persoanei vizate de prelucrare.

În orice situație, cu excepția situațiilor prevăzute de legislația aplicabilă, ștergem datele dumneavoastră la momentul la care ne solicitați acest lucru. Situațiile de excepție aplicabile vor fi comunicate solicitantului prin intermediul răspunsului înaintat acestuia de societatea noastră în legătură cu solicitarea de ștergere a datelor.

9. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI MODUL DE EXERCITARE AL ACESTORA

Societatea noastră este responsabilă pentru facilitarea exercitării oricăruia dintre drepturile dumneavoastră menționate mai jos. Oricare dintre aceste drepturi poate fi exercitat prin trimiterea unui e-mail la adresa dpo@pointer-systems.eu  ori ne puteți transmite o cerere scrisă sau o puteți depune personal la sediul nostru din str. Poterași nr. 10, etaj 3, sector 4, București.

Pentru protecția datelor dumneavoastră, pentru a preveni abuzul unor persoane rău-voitoare care ar urmări accesul la datele dumneavoastră, este posibil să vă solicitam parcurgerea prealabilă a unor pași de identificare, pentru a ne asigura că dumneavoastră sunteți persoana care vă exercitați drepturile mai jos amintite. Dacă primim o solicitare din partea dvs. privind exercitarea oricăruia dintre drepturi, vă putem cere informații suplimentare pentru a vă verifica identitatea înainte de a acționa în baza cererii formulate.

În cazul în care introduceți o cerere în format electronic pentru exercitarea drepturilor dvs., informațiile vor fi furnizate de societatea noastră tot în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care solicitați un alt format.

Vom încerca să răspundem cu promptitudine la orice solicitare venită din partea dumneavoastră și, în orice caz, în limitele de timp menționate în mod expres de prevederile legale aplicabile (de regula 30 de zile de la înregistrarea cererii). În anumite situații expres prevăzute de legislația aplicabilă, putem taxa o cerere de acces care va lua în calcul costurile administrative necesare pentru îndeplinirea cererii.

Daca, urmare a aplicării unor dispoziții legale, societatea noastră nu poate da curs, în tot sau în parte, unei cereri primita din partea dumneavoastră în calitate de persoană vizată de prelucrare, atunci situațiile de excepție aplicabile vă vor fi comunicate prin intermediul răspunsului înaintat de Societate în legătura cu cererea în cauză.

10. DREPTUL DE A DEPUNE O PLÂNGERE SAU O RECLAMAȚIE

Dacă doriți să reclamați aspecte care privesc prelucrarea datelor dumneavoastră personale, vă rugăm să trimiteți un e-mail cu detaliile reclamației dvs. La dpo@pointer-systems.eu De asemenea, puteți transmite / depune solicitarea dumneavoastră la adresa:  str. Poterași nr. 10, etaj 3, sector 4, București. Vom analiza și vom răspunde în termenele legale oricărei plângeri pe care le primim.

De asemenea, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“ANSPDCP”).

11. DESTINATARII SAU CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL:

Societatea poate transmite / acorda acces / divulga datele personale în principal către următoarele categorii de persoane / entități:

• Autorități și entități publice (precum autorități fiscale, etc)
• Prestatori de servicii (precum furnizorii de servicii de urgență cu care colaborăm, furnizorul platformelor prin intermediul cărora societatea noastră își desfășoară/organizează activitatea , firma de curierat, etc)
• Persoane împuternicite care prelucrează datele personale în numele Societății, în conformitate cu instrucțiunile primite de la noi și respectă această notă de informare, legile privind protecția datelor și orice alte măsuri adecvate de confidențialitate și de securitate (precum intermediari în procedura de contractare, prestatori de servicii în domeniul IT care pot avea acces la date personale, furnizori de servicii de marketing, etc)

Transferurile și divulgarea nu se vor face către entități din afara României / Uniunii Europene. Dacă Societatea transmite datele dvs. cu caracter personal către o țară terță sau către o organizație internațională, ne vom asigura că acestea sunt protejate corespunzător, respectiv că transmitem datele într-o țară care asigură un nivel adecvat de protecție conform evaluării de către Comisia Europeană ori, dacă se consideră că țara respectivă nu are legi echivalente cu standardele UE de protecție a datelor, vom cere terței părți să încheie un contract /acord/instrument obligatoriu din punct de vedere juridic care să reflecte aceste din urmă standarde sau să ofere alte garanții adecvate în acest sens.

12. CONSECINȚELE REFUZULUI FURNIZĂRII DATELOR PERSONALE

În cazul în care datele cu caracter personal sunt colectate direct de la dumneavoastră, vă aducem la cunoștință că, de regulă, nu sunteți obligat să vă furnizați informațiile personale către Societate, cu excepția cazurilor în care furnizarea lor constituie o obligație legală sau contractuală ori o obligație necesară pentru încheierea unei relații juridice/contract.  Astfel, în măsura în care optați pentru unul sau mai multe dintre serviciile oferite de Societatea noastră, intrați într-o relație juridică cu Societatea sau beneficiați în alt context de serviciile/produsele noastre, furnizarea datelor cu caracter personal constituie o necesitate din perspectiva cerințelor legale și/sau a relației juridice cu noi, deoarece aceste informații sunt necesare pentru încheierea contractului, respectiv pentru onorarea obligațiilor asumate de Societate în raport cu dumneavoastră.

Astfel că, în anumite situații, în funcție de datele pe care refuzați să le furnizați, este posibil ca:

• societatea noastră să fie în imposibilitatea de a încheia contractul ori de a continua relația contractuală cu dumneavoastră
• societatea noastră să fie pusă în imposibilitatea de a-și onora parțial / integral obligațiile asumate față de dvs.

Dacă apreciați că informațiile conținute în prezenta sunt ambigue ori conțin neclarități, puteți solicita în orice moment lămuriri în acest sens din partea noastră la adresa de email dpo@pointer-systems.eu.

Prin prezenta Notă de informare am luat cunoștință de informațiile puse la dispoziție de către POINTER SYSTEMS SRL în lumina Regulamentului și am fost informat/ă referitor la drepturile conferite de lege cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.